Использование Messages

Messages - основной способ коммуникации в процессе работы над проектами. Messages полностью заменяют переписку по обычной электронной почте. Поэтому вся переписка по проекту сохраняется в одном месте и участники проекта могут в любой момент времени найти то, что обсуждалось в неделю, месяц или год назад.

Messages являются одним из ключевых инструментов для работы над проектом, поэтому при работе с ними существуют несколько важных правил:

• Каждое сообщение, которое обращено к Вам, нуждается в ответе


• Ответ должен быть дан в течение 48 часов (двух полных рабочих дней)


• В случае отсутствия ответа в течение 48 часов (двух полных рабочих дней) проект переводится в режим ожидания и работы по нему приостанавливаются.


• При возобновление работ по проекту происходит пересчет всех ключевых сроков с учетом задержки.

Исключения из правил:

• Срок ответа может быть увеличен без приостановления работ над проектом, если Вы сообщили о задержке заранее. Например, Вы знаете, что будете в коммандировке, поэтому не сможете ответить вовремя или по существу.


• Чтобы не избежать переноса сроков в случае задерки с ответом и при отсутсвии предупреждения, Вы можете заплатить штраф за каждый полный и неполный день просрочки. В этом случае хронология работы над проектом не нарушается.

Читать дальше об использовании BaseCamp.

Работа с заданиями

На подготовительном этапе
При составлении плана работа над проектом создаются задания на вкладке To-Do. Эти задания с подзадачами являются детальным планом работы над проектом. Важно как можно подробнее составить список задач. В это же время назначаются ключевые моменты с привязкой к дате - Milestones - которые уже известны на этом этапе. Например, утверждение детального плана работ (фактическая дата начала работ над проектом) или подписание гарантийного письма. Напомню: To-Do не привязаны к датам, они описывают шаги в рамках каждой задачи.

В процессе работы над проектом
После начала работы над проектом часть To-Do переводятся в Milestones. Назначение Milestone может быть сделано любым участником проекта - как Заказчиком, так и Исполнителем.

Корректировку - смену даты, изменение ответственного лица для Milestone - лучше всего пояснять при помощи сообщений (Messages) с объяснением изменений.

Закрытие - выполнение Milestone - также необходимо делать при помощи сообщений (Messages). Для этого при создании нового сообщения предусмотрена опция: Does this message relate to a milestone? При ее выборе Milestone переводится в разряд выполненных. Использование этой опции позволяет отследить и оценить как прошел этот этап, какие были трудности, что необходимо учесть на будущее. Эту информацию следует указать в самом сообщении.
Читать дальше об использовании BaseCamp.

Описание работы системы Basecamp

Раздел Overview
Этот раздел собирает информацию из всех остальных разделов и позволяет увидеть ситуацию в целом. В разделе Overview невозможно добавлять информацию - можно перейти по интересующей ссылке в соответствующий раздел и там создать новую запись, отредактировать существующую или оставить комментарий.

Раздел Messages
Этот раздел фактически заменяет переписку по электронной почте. У него есть много удобных функций. Во-первых, все сообщения сохраняются в одном месте, включая вложения, и каждому новому участнику проекта всегда просто разобраться в ситуации. Во-вторых, возможно коллективное обсуждение одного сообщения несколькими участниками. Это важно с точки зрения понимания каждым поставленных задач. В-третьих, доступ к этой информации может быть с любого компьютера, подключенного к интернету.

Раздел To-Do
В этом разделе можно создавать задачи - To-Do, затем внутри них добавлять шаги, которые необходимо совершить в рамках этой задачи. У раздела есть особенность - записи не привязаны к дате, они располагаются по приоритету. Их порядок можно менять.

Раздел Milestones
Milestones - это ключевые действия, без выполнения которых работа над проектом не возможна. Это финансовые вопросы, принятие решений, утверждение статей, дизайна и пр.

Раздел Writeboard
На Writeboard - доске для записей - можно создавать различные заметки о новых идеях, редактировать тексты и статьи - поддерживается сравнение версий документа.

Раздел Chat
Этот раздел можно использовать для коллективного (до 4 человек) обсуждения работы над проектом. Участники должны одновременно присутствовать в этом разделе, чтобы участвовать в обсуждении.

Раздел Files
В этом разделе хранятся все файлы, которые необходимы для работы над проектом. Файлы можно скачивать на свой компьютер, редактировать и загружать обратно. При этом не надо удалять старую версию, новую можно присоединить (загрузить) к прежней. Таким образом можно отследить все изменения, которые были сделаны в документе.
Читать дальше об использовании BaseCamp.